Screen2.0

 
 
 

archive // 2006.08.04 08:42:56 [hh]

Task Stack: So bewältigen Sie Arbeitsberge mit Excel oder FileMaker

Mit einem einfachen Organisationstool – getreu dem Motto "Structure is Everything" – bekommen Sie Ihre Arbeit besser in den Griff. Screen2.0 zeigt, wie es geht.

Legen Sie in Excel oder FileMaker eine Liste mit allen Ihren Aufgaben an. Für uns haben folgende Spalten (Excel) bzw. Felder (FileMaker) gut funktioniert:

Schreiben Sie die Spalten in die erste Zeile bzw. definieren Sie eine neue Datenbank mit den Feldern. Weisen Sie die korrekten Datentypen bzw. Formatierungen zu, um eine korrekte Sortierung sicher zu stellen.

Für "impact" können sie jetzt eine Formel anlegen, welche 0 ergibt, falls done nicht leer ist und ansonsten den Quotienten priority/estimate ausspuckt. In Excel würde diese Formel für die zweite Zeile (erste Datenzeile, wenn in der ersten Zeile die Spaltennamen stehen) für die obige Struktur etwa wie folgt aussehen:

IF(="";/;0)

Jetzt können Sie alle Ihre Aufgaben erfassen und dann zum Beispiel nach impact, priority und done absteigend sortieren, um herauszufinden, welche wichtigen Aufgaben Sie am schnellsten erledigen können.

Das können sie mit "Daten" > "Sortieren" und der entsprechenden Auswahl der Feld-Reihenfolge und der Sortierfolge in Excel leicht erreichen. Diese Sortiereinstellungen werden im Excel-File gespeichert, so dass Sie diese nur ändern müssen, wenn Sie eine andere Sortierung wünschen.

Damit haben Sie mit einfachen Bordmitteln ganz pragmatisch eine Art Task Stack oder Priority Queue gebastelt, die Ihnen bei der Arbeit gute Dienste liefern kann.

Happy Working!

 

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